Jak pisać z zagranicznym klientem na WhatsApp?
Wielu zagranicznych klientów i dostawców woli WhatsApp od e-maila. Oto jak odpowiadać im szybko, trafnie i grzecznie, w ich własnym języku.
Dlaczego WhatsApp stał się kanałem biznesowym
W wielu krajach z rzemieślnikiem, dostawcą czy doradcą kontaktuje się przede wszystkim przez WhatsApp, a e-mail przychodzi na myśl później. Wiadomość ląduje od razu w telefonie, odpowiedź oczekiwana jest w ciągu godziny, a cała historia rozmowy zostaje pod ręką.
Dla firmy, która sprzedaje lub kupuje za granicą, oznacza to jedno: odpowiedź w języku klienta wprost przyspiesza zamknięcie transakcji.
Ton jest równie ważny jak słowa
W wielu językach grzeczność wpisana jest w gramatykę: „Sie” po niemiecku, „usted” po hiszpańsku, poziomy keigo po japońsku, „вы” po rosyjsku. My w polszczyźnie znamy to z wyboru między „ty” a „pan/pani”. Zbyt swobodna wiadomość bywa odebrana jako brak szacunku, zbyt formalna jako dystans.
Tłumaczenie słowo w słowo takiego wyboru nie robi. oKiKo czyta ton i charakter relacji w rozmowie, zanim przetłumaczy wiadomość, a ton własnych wiadomości możesz ustawić osobno dla każdej rozmowy.
Pięć zasad czystej wymiany
W każdym języku obowiązuje to samo:
- Pisz krótko: jedna myśl na wiadomość tłumaczy się lepiej niż długi akapit.
- Unikaj idiomów i skrótów, których druga strona może nie znać.
- Potwierdzaj liczby, daty i ceny także słownie i podawaj walutę.
- Przeczytaj podgląd tłumaczenia przed wysłaniem.
- Przy ofercie, umowie czy zapisie prawnym poproś o sprawdzenie przez człowieka.
Drobiazgi budują zaufanie
Powitanie w języku klienta, krótkie podziękowanie albo pytanie, jak minął mu dzień, często robi większe wrażenie niż rozbudowane wyjaśnienia techniczne. Nie musisz tłumaczyć wszystkiego idealnie, wystarczy być uprzejmym i konkretnym.
Przy ważnym zamówieniu czy dostawie poproś klienta o krótkie potwierdzenie na piśmie, że wszystko jest jasne. Rozmowa na WhatsApp zostaje w historii i w razie wątpliwości można do niej wrócić.
Z oKiKo
Łączysz WhatsApp jako urządzenie połączone, zachowujesz rozmowy, grupy, zdjęcia i dokumenty, a wiadomości napisane w obcym języku przychodzą w Twoim. Odpowiadasz po swojemu, aplikacja tłumaczy dla klienta i pokazuje Ci, co wychodzi.
oKiKo nie jest powiązane z WhatsApp ani z Meta i nie zwalnia z ostrożności, jaka obowiązuje przy dokumentach umownych.