Een klant in het buitenland appen op WhatsApp

Waarom WhatsApp een zakelijk kanaal is geworden

In veel landen benader je een vakman, leverancier of adviseur eerst via WhatsApp en pas daarna per e-mail. Het bericht komt op de telefoon binnen, het antwoord wordt binnen de dag verwacht en het gesprek bewaart zijn geschiedenis.

Voor een bedrijf dat in het buitenland koopt of verkoopt betekent dat één ding: antwoorden in de taal van de klant bepaalt hoe snel een zaak rond is. Een gesprek dat begint met een bericht dat direct begrepen wordt, heeft veel meer kans om door te gaan.

De toon is net zo belangrijk als de woorden

In veel talen zit beleefdheid in de grammatica: in het Nederlands kiezen we tussen «je» en «u», in het Duits is het «Sie», in het Spaans «usted», in het Japans zijn er niveaus van keigo, in het Russisch «вы». Een te informeel bericht komt oneerbiedig over, een te formeel bericht afstandelijk.

Een woord-voor-woordvertaling maakt die keuze niet. oKiKo leest de verhouding en de toon van het gesprek voordat het vertaalt, en je kunt de toon van je berichten per gesprek instellen.

Vijf regels voor een schone uitwisseling

In welke taal dan ook:

• Schrijf kort: één idee per bericht vertaalt beter dan een lange alinea.
• Vermijd gezegden, grapjes en afkortingen die de ander mogelijk niet kent.
• Bevestig bedragen, data en prijzen ook in woorden, met de valuta.
• Lees het voorbeeld van de vertaling na voordat je verstuurt.
• Laat een offerte, contract of juridische clausule door een mens nalezen.

Zinnen die in elke onderhandeling werken

Korte, concrete berichten verkleinen de kans op misverstanden: «Ik bevestig de bestelling van 200 stuks, levering uiterlijk 15 november», «Kunt u het afleveradres bevestigen?», «De prijs is 1.250 euro, exclusief btw». Weinig woorden, één gegeven per zin.

Is het antwoord onduidelijk, ga dan niet gokken: vraag de ander om het in eenvoudigere woorden te herhalen. Een verduidelijking kost een minuut, een misverstand over een levering kost veel meer.

Met oKiKo

Je koppelt je WhatsApp als gekoppeld apparaat, houdt je gesprekken, groepen, foto’s en documenten en berichten in een andere taal komen in jouw taal binnen. Jij antwoordt in je eigen taal; de app vertaalt voor de klant en laat je zien wat er wordt verstuurd.

oKiKo is niet verbonden aan WhatsApp of Meta en vervangt de voorzichtigheid niet die contractuele documenten vragen: een automatische vertaling blijft een hulpmiddel.